元山文菜さんの『無くせる会社のムダ作業100個まとめてみた』を読みました。
元山さんの本は初めてです。
私はフリーランスなので自分の作業は比較的自分で決められる環境にいます。なので、そこまでムダ作業はないかなーと思っていたんですが…実はかなり役立ちました。ありがたや。
フリーランスとは言っても、取引相手がいないと仕事にならないもんで、その相手との間で『なんとなく』やってしまっていることって結構あるなぁ、と。改めて考えることができてよかったです。
これを読んで、一番初めてにやめてみたのが『PPAP』というやつ。いわゆるピコ太郎のやつじゃなくて、『Password 付きファイルを送る』『Password を送る』『暗号化(Angoka)』『Protocol』のことです。一応、2通に分けることでセキュリティガー、的な感じなんですけど、正直面倒なんですよね…。相手からそういう風に送られてきたことがあったので、こっちも一応そうしていたんですが、普通に送ってくる相手もいるし…という感じでした。
本書には『2通目でパスワードを送っても1通目のメールを盗み見られている状況では、次に送ったメールの盗み見も難しくないと考えられます』とありました。…そうだった、大学のときそう習ったわー。うん、どばーっと思い出した。
なので、2通送る方式をやめてみました。なんか言われるかな…と思ってビクビクしていましたが、特に何も言われず。そっかー。元々専用のアップローダーにアップする形式だったのでよかったのかな。2通目にメールを送るとき、直前のメールの転送だと結局 URL が付いていてダメだし…みたいな感じで結構気を使うから、実は嫌だったんですよね…。これで一つ作業減ったので結構嬉しいです。
ダブルチェックについては、先日読んだ『仕事が速いのにミスしない人は、何をしているのか?』でも「ただ漫然とやるだけだと時間だけ取ってムダ作業」とあったので、やり方の整備を考えていたところでした。
「業務プロセスを見直したり仕組みに問題がないかを考えない限り抜本的な解決はありません」と書かれている通りだと思いました。
『Web 版でクラウドストレージ管理』は、つい去年知ったことでした。新しい取引相手と Box というクラウドストレージでデータをやり取りすることになったんですが、デスクトップ版のアプリをインストールしていると、自動でローカルと同期してくれるので、クラウドであることを意識しないで作業ができます。10年くらい前だと、サーバ上のファイルを開いたりそこで作業したりすると結構遅かったりしたもんですが、最近ではそんなこともないんですね。すごいなぁ。
ちょっと話がそれちゃうかもですが、最近少し悩んでいるのが『リアクションボタン』です。
Gmail にも追加になりましたよね。あれ、もらう分にはまったく問題ないというか、「あ、見てくれたんだな」と気づけるから嬉しいんですが、自分が押すのはちょっとためらわれるんですよね…BBA だからかな…。なんか、ちゃんと返信したほうがいいのかなって…。でもそれもムダ作業かな…。あぁ、悩む。くだらないと思いつつも。
私には『上司』はいないのでその手の根回し的なものは基本的にはないですし、会議もあんまりないです。なので、その手のムダは今のところないですが、本書を読んでいて「なるほどなー」と思うところはたくさんありました。新卒で入った会社は大きな会社の子会社だったので、その会社の文化がかなり引き継がれているというか、「今までこうしてきてたから」的なものがたくさんあったように思います。その後転職した会社はいわゆるベンチャーだったので、自分の裁量で変えられることがかなりあって、すごくやりがいを感じられたなぁ。
自分の作業は常に見直しをして、できるだけやらなくていいことをやらないようにしていきたいですねー。やらなくてもいい作業って、時間も取られるし、ミスる可能性もあるし、ダメなことだらけです。
今回は『PPAP』を思い切ってやめられたので本当に嬉しかったです。ありがとうございました!
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